Pertemuan daring merupakan hal yang umum ditemui pada masa pandemi Covid-19 ini. Hal tersebut dilakukan untuk menghindari kerumunan, sebagai salah satu langkah mencegah penyebaran Covid-19. Berikut adalah beberapa tips dalam melakukan pertemuan daring.
Pertemuan daring itu tidak cukup “yang penting masuk” saja. Namun, perlu persiapan dan pengkondisian. Bagaimana laptop terus dicas tetapi baterai awet, bagaimana suara tidak memantul dan sebagainya.
— Tips Pertemuan Daring
Daftar Isi
Persiapan Pertemuan Daring
- Nama sesuai aturan
Untuk peserta: ketahui aturan penamaan, untuk panitia: membuat aturan penamaan, misal: kelompok/peran_nama. Bertujuan untuk lebih tertib dan memudahkan apabila terjadi pembagian kelompok. - Update software
Gunakan versi terbaru agar dapat menggunakan fitur baru dan perbaikan-perbaikan perangkat lunak, termasuk perbaikan keamanan dan kenyamanan. Sebisa mungkin menggunakan aplikasi, bukan dari perambah (browser). - Cek kuota
Pastikan kuota mencukupi hingga pertemuan selesai (kurang lebih 1 Gb untuk setiap 1 jam) - Cek peralatan
Cek peralatan audio (mikropon, spiker, headset, dll), video (kamera) dan peralatan lainnya. Sediakan cadangan, misalnya baterai cadangan, jaringan cadangan (WiFi dan paket data), dan lain-lain.
Pertemuan
- On Time
Hadir sebelum acara dimulai. Untuk panitia, dapat dilakukan uji coba mikrofon, memutar video dan sebagainya, - Tertib
Mengikuti dengan seksama, sesuai aturan dan mematikan mikropon jika tidak berbicara. Untuk panitia dapat mengaktifkan fitur Mute upon entry. Panitia dapat menon-aktifkan fitur Allow Participant to Unmute Themselves ketika presenter sedang berbicara dan mengakifkan fitur tersebut ketika dalam sesi diskusi. Admin/Host memantau terus jalannya acara dan dapat mendelegasikan ke co-admin/co-host. - Rapi
Menggunakan pakaian dan background sesuai ketentuan - Legal
Tidak merekam, memfoto atau melakukan aksi lainnya tanpa ijin
Ruang Dengan Mic Central
Jika ada beberapa peserta yang melakukan pertemuan di dalam ruang dengan mikropon terpusat, maka:
- semua peserta berbicara melalui mikropon pusat
- peserta tidak boleh menghidupkan mikropon dan spiker perangkat pribadi milik peserta, termasuk headset
- peserta boleh melakukan share screen
Apabila mikropon atau spiker terpusat bermasalah, maka segera matikan mikropon dan spiker pusat. Kemudian, semua peserta menggunakan headset.
Ruang Tanpa Mic Central
Jika ada beberapa peserta yang menghadiri pertemuan di dalam satu tempat di mana di ruangan tersebut tidak ada mic central, maka semua peserta menggunakan headset, tanpa terkecuali
Live Reporting
Jika di dalam pertemuan tersebut hendak dilakukan pelaporan secara langsung, misalnya untuk kepentingan menunjukkan fasilitas pada saat akreditasi, maka dapat dibentuk tim yang terdiri atas pusat kendali (command center), presenter dan tim lapangan.
|-Command Center
- Memantau pertemuan secara langsung menggunakan WiFi
- Memberi arahan kepada presenter dan pengarah lapangan melalui telepon seluler (bisa menggunakan group call)
|-Presenter (opsional)
- Hanya bisa dilakukan apabila diijinkan untuk melakukan spotlight
- Seperti pembaca berita (tidak ikut di lapangan)
- Memberikan narasi video melalui pertemuan menggunakan WiFi
|-Tim Lapangan
Semua tim menggunakan paket data (bukan WiFi), karena jangkauannya lebih luas dan tidak perlu pindah-pindah WiFi. Namun, untuk tempat-tempat tertentu yang minim sinyal, maka dapat menggunakan WiFi. Perlu dilakukan pengetesan untuk menentukan daerah paket data dan daerah WiFi.
- Reporter
- Ikut bergabung di pertemuan
- Bertanggung jawab dengan mikropon sesuai dengan alur pelaporan secara langsung atau arahan peserta pertemuan.
Jika tidak diberi hak akses untuk melakukan spotlight, maka mikropon reporter diambil dari kamera kameramen.
- Kameramen
- Ikut bergabung di pertemuan
- Bertanggung jawab dengan sorot kamera
- Di-spotlight atau di-pin, agar fokus di kameramen, bukan di reporter atau peserta lain.
Jika tidak diberi hak akses untuk melakukan spotlight, maka mikropon reporter diambil dari kamera kameramen.
- Pengarah Lapangan
- Tidak bergabung di pertemuan
- Bertanggung jawab terhadap alur pelaporan secara langsung
- Siap dihubungi oleh pusat kendali (command center) melalui telepon seluler
Reportase
Di dalam melakukan pelaporan/wawancara dengan narasumber, terdapat beberapa alternatif metode, antara lain
|-Metode I
- Reporter dan Narasumber bergabung di pertemuan dan menggunakan headset masing-masing untuk berbicara dan mendengar.
- Risiko:
Reporter dan Narasumber sama-sama hidup mic-nya yang dapat menyebabkan suara dobel
|-Metode II
- Reporter dan Narasumber bergabung di pertemuan.
- Reporter menggunakan earphone dan membawa mic. Narasumber menggunakan earphone dan mic (mic dalam kondisi mati).
- Reporter dan Narasumber berbicara menggunakan mic yang dibawa oleh reporter.
|-Metode III
- Reporter bergabung di pertemuan, Narasumber tidak bergabung di pertemuan.
- Reporter menggunakan spiker yang terdengar oleh narasumber dan mic
Share Screen
Di dalam melakukan share screen, dapat dilakukan secara terpusat maupun dilakukan sendiri-sendiri.
Jika sendiri-sendiri, maka terdapat risiko:
- Butuh waktu untuk inisiasi share screen
- Bisa terjadi tabrakan share screen
- Komputer terbebani dengan perangkat lunak pertemuan daring, sehingga membutuhkan sumber daya (ram, cpu) yang lebih besar, bahkan mungkin bisa sangat lemot
- Komputer membutuhkan koneksi jaringan yang lebih besar
Jika dilakukan secara terpusat, maka risiko yang ditemui ketika melakukan share screen sendiri-sendiri dapat dihilangkan. Share screen terpusat membutuhkan
- Komputer pusat yang memiliki spesifikasi tinggi (untuk membuka banyak perangkat lunak dan mengolah video), beserta operatornya
- Switcher HDMI
- Splitter HDMI (opsional)
Kondisi:
- Semua komputer share screen
- tidak terhubung ke perangkat lunak pertemuan daring, sehingga membutuhkan sumber daya dan jaringan yang lebih kecil
- terhubung ke internet melalui kabel (jika memungkinkan)
- terhubung ke switcher HDMI sebagai input
- berada dalam satu meja dengan switcher HDMI, sehingga mudah dalam memindah komputer yang akan ditampilkan ke komputer utama
- ketika melakukan presentasi menggunakan perangkat lunak presentasi, maka presenter dapat menggunakan mode extended, sehingga dapat melihat catatan
- (opsional) preview dapat ditampilkan ke monitor/proyektor menggunakan splitter HDMI
- Komputer pusat
- terhubung ke perangkat lunak pertemuan daring
- terhubung ke internet melalui kabel
- terhubung ke output switcher HDMI
- selalu share screen, operator memindah antara kamera atau hasil dari switcher HDMI
| Setiap Komputer Share screen Sendiri | Share screen Terpusat | |
| Aplikasi Terbuka | Office Browser Perangkat Lunak Pertemuan Daring | Office Browser |
| Sumber Daya Dibutuhkan | Tinggi – Full | Moderat |
| Aplikasi Membutuhkan Internet | Browser Perangkat Lunak Pertemuan Daring (Video-Audio dan Share screen) | Browser |
| Internet Dibutuhkan | Tinggi | Moderat |
On Terus, Baterai Awet
Aktifkan mode maximize lifespan battery, selalu cas laptop dan lupakan (tidak perlu lepas-colok cas). Info lebih lanjut dapat dibuka di sini. [admin]
Baca Juga: